Obchodní podmínky

1 Podmínky používání služby SAWAPP

Krásný a bezpečný den vám přejeme.

Jsme Robotea technologies s.r.o., IČO 076 32 134, se sídlem Taussigova 1154/23, Kobylisy, 182 00 Praha 8. Jako společnost jsme zapsaní u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 304438 a provozujeme službu SAWAPP (dále „služba“, „SAWAPP“ nebo „aplikace SAWAPP“).

Službu poskytujeme pomocí webového rozhraní.

Službu poskytujeme pomocí našeho základního webu na adrese cz.sawapp.cloud.

V aplikaci SAWAPP si zákazník vytvoří uživatelský účet na doméně čtvrtého řádu, kterou si při instalaci sám zvolí a služba je mu potom dostupná pomocí webového rozhraní aplikace na adrese vasedomena.cz.sawapp.cloud .

Na základě objednávky mezi sebou uzavřeme smlouvu o poskytování služeb, její součástí jsou i tyto podmínky. Pokud si spolu domluvíme něco odchylně od těchto podmínek, bude mít naše dohoda přednost.

1.1 Definice pojmů

1. Agenda: Konkrétní oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo požární ochrany, kterou aplikace SAWAPP spravuje. Například může jít o osoby, profese, objekty nebo pracovnělékařské prohlídky.
2. Registrace účtu: Proces, při kterém si zákazník zabere doménu čtvrtého řádu a vytvoří si první přístup do aplikace SAWAPP.
3. Účet: Záznam v agendě Propojené účty, který definuje vlastní databázi a doménu zákazníka.
4. Uživatel: Osoba evidovaná v agendě Osoby, která má zároveň oprávnění k přístupu do aplikace SAWAPP.
5. Zákazník: Osoba, která si službu SAWAPP objednává a uzavírá s námi obchodní vztah.
6. Založení účtu: Proces, při kterém se vytvoří struktura databáze účtu a vloží se do ní první záznamy. Tyto údaje se propisují do dokumentů, které aplikace SAWAPP generuje.
7. Zaměstnanec: Evidovaná položka v aplikaci SAWAPP v agendě Osoby, která má vztah vůči zaměstnavateli definován jako:
   1. Zaměstnanec;
   2. DPP;
   3. DPČ;
   4. Žák;
   5. Student.
8. Zkušební období: Období dvou měsíců na začátku poskytování služby, které začíná založením účtu.
9. Zúčtovací období: Jeden měsíc počítaný ode dne založení účtu. Za každé zúčtovací období fakturujeme zvlášť.

1.2 Objednání služby SAWAPP

1. Službu vám poskytneme na základě vámi dobrovolně provedené objednávky. Za provedení objednávky se považuje založení účtu, které následuje po registraci účtu na vámi zvolené doméně čtvrtého řádu pomocí průvodce dostupného na adrese: cz.sawapp.cloud/vyzkouset-sawapp.

2. Založením účtu je mezi námi uzavřena smlouva. Objednávku můžeme odmítnout.

3. Pokud dojde ke vzniku pochybností o tom, kdo je zákazníkem, a tedy komu patří účet a data do SAWAPP vložená, považujeme za zákazníka toho, kdo službu skutečně platí, tedy:

   1. toho, jehož platební karta je s účtem spárovaná, nebo
   2. toho, kdo s námi uzavřel smlouvu a hradí službu na základě faktury.

   Zákazníkem tak není automaticky ten, kdo účet zaregistroval nebo založil (například zaměstnanec zákazníka).

1.3 Rozsah používání SAWAPP

1. Založením účtu začíná běžet zkušební období. Zkušební období slouží zejména k seznámení zákazníka s aplikací, osvojení si způsobu jejího ovládání a vyzkoušení si funkcí.
2. Zkušební období končí uplynutím dvou měsíců od založení účtu. Pokud jde o demo (účet s ukázkovými daty), služba se po skončení zkušebního období ukončí. Pokud jde o ostrý účet, služba po skončení zkušebního období přechází do placeného režimu.
3. Během zkušebního období máme právo i bez předchozího upozornění měnit rozsah poskytnuté služby. Máme také právo poskytování služby omezit nebo ukončit.
4. Službu a její funkcionality můžeme, zejména s ohledem na rozvoj služby, upravovat a měnit, a to i bez předchozího upozornění a i v době, kdy mezi námi trvá smluvní vztah. Mimo zkušební období taková změna nikdy neznamená omezení rozsahu služby: počet agend můžeme pouze navýšit, nikoliv snížit.
5. O změně ceníku vás budeme informovat e-mailem alespoň jeden měsíc před její účinností. Pokud nebudete s novou cenou souhlasit, máte právo službu ukončit ke konci aktuálního zúčtovacího období.
6. Pro používání aplikace SAWAPP vám udělujeme nevýhradní licenční oprávnění, ale jen v rozsahu, který je nezbytný pro vaše užívání služby v souladu se smlouvou a obchodními podmínkami. Oprávnění je na dobu trvání smlouvy. Na naše webové stránky, aplikaci, grafiku či další obsah se vztahují autorská práva.

1.4 Platební a fakturační podmínky SAWAPP

1. Zkušební období (první dva měsíce zdarma) Záleží nám na tom, abyste si mohli naši službu v klidu a bez rizika vyzkoušet. Proto jsou první dva měsíce od založení účtu zcela zdarma. Pokud se rozhodnete během zkušebního období službu ukončit, nebudou vám účtovány vůbec žádné poplatky.

2. Zpětná fakturace a termín první faktury Naše služby fakturujeme vždy zpětně za uplynulé zúčtovací období. Pokud u nás po uplynutí zkušebního období zůstanete, vaše první faktura vám bude vystavena až po třech měsících od založení účtu (tj. po uplynutí dvou měsíců zkušebního období a následného prvního placeného měsíce).

3. Platba podle zaměstnanců a uživatelských rolí Věříme ve spravedlivé ceny, a proto neplatíte žádné fixní paušály za nevyužité funkce. Výše vaší faktury se odvíjí výhradně od:

   1. počtu zaměstnanců (dle definice 1.1.7) evidovaných v agendě Osoby,
   2. uživatelských rolí přidělených uživatelům (dle definice 1.1.4). Pokud má uživatel přiděleno více rolí, platíte za každou z nich. Cenu mají pouze role uvedené v ceníku, ostatní role jsou zdarma.

   Obě položky se sčítají. Za uživatele, který je zároveň zaměstnancem, tedy platíte cenu za zaměstnance i cenu za každou jeho roli. Za osobu, která není zaměstnancem ani nemá žádnou placenou roli (například externí osoba evidovaná jen kvůli školení), neplatíte nic. Za uživatele, který není zaměstnancem (například externí OZO), platíte pouze cenu jeho rolí.

4. Účtování pouze za skutečně využitý čas Platíte pouze za to, co reálně využijete. Pokud v průběhu měsíce zaměstnance do aplikace přidáte nebo jeho evidenci naopak ukončíte, případně uživateli roli přidělíte nebo odeberete, systém automaticky vypočítá poměrnou částku. Bude vám tak naúčtován pouze přesný počet dní, po které byl zaměstnanec v aplikaci evidován nebo po které měl uživatel danou roli přidělenou.

5. Provoz zdarma do limitu Pokud celková cena za zúčtovací období nepřesáhne limit uvedený v ceníku, nefakturujeme ji a provoz je pro vás zdarma.

1.5 Zakázané použití SAWAPP

1. SAWAPP nesmíte využívat k protiprávním účelům ani k vývoji nebo provozu konkurenční služby. Zejména nesmíte znalosti o principech, konfiguraci nebo metodách, na kterých je SAWAPP postavena, využít k vytvoření konkurenčního produktu nebo k získání konkurenční výhody. Zakazujeme také šíření virů a jiného škodlivého kódu.
2. Bez našeho souhlasu nesmíte k SAWAPP přistupovat automatickými nástroji (např. boty nebo skripty). Zakazujeme také jakkoliv zasahovat do běžného provozu služby, zejména útoky na infrastrukturu (např. DoS) nebo úmyslné přenosy nadměrného objemu dat, a jakékoliv jiné chování, které ohrožuje stabilitu nebo dostupnost služby.
3. Bez našeho předchozího souhlasu zakazujeme provádění penetračních testů nebo analýz zranitelnosti naší služby.
4. Každá osoba, která aplikaci SAWAPP používá, musí mít vlastní uživatelský přístup. Přihlašovací údaje nesmíte sdílet s jinými osobami ani je jinak zpřístupnit.

1.6 Platební podmínky

1. Cena za poskytování SAWAPP se liší podle počtu v aplikaci evidovaných zaměstnanců a přidělených uživatelských rolí (viz Platební a fakturační podmínky SAWAPP).
2. Aktuální ceník je dostupný na webové adrese cz.sawapp.cloud/cenik. Závazná je jeho podoba v momentě založení účtu, případně po změně ceníku, o které vás budeme informovat.
3. Cenu hradíte bezhotovostně, a to buď automaticky platební kartou spárovanou s účtem, nebo převodem na základě vystavené faktury.
4. Při platbě kartou strhneme cenu automaticky po skončení zúčtovacího období. Pokud se platba nezdaří, budeme vás o tom informovat e-mailem. Podrobnosti o platbě kartou popisují podmínky opakovaných plateb.
5. Při platbě převodem je faktura splatná do 14 dnů od vystavení. Při provádění platby postupujte dle instrukcí uvedených na faktuře.
6. Cena je uhrazená okamžikem připsání příslušné částky na náš účet.
7. Pokud cenu neuhradíte včas, můžeme vám omezit přístup do aplikace SAWAPP. Účet ani data tím nemažeme a po uhrazení dlužné částky přístup obnovíme. Pokud dlužnou částku neuhradíte ani do 3 měsíců od její splatnosti, smlouva tím zaniká a databázi vašeho účtu nenávratně smažeme. Před smazáním vás budeme informovat e-mailem.
8. Pro každou platbu vám vystavíme řádný daňový doklad. Daňový doklad (fakturu) vám pošleme na kontaktní e-mailovou adresu uvedenou v agendě Propojené účty.
9. Jsme plátci DPH (DIČ: CZ07632134).

1.7 Ukončení služby

1. Službu můžete kdykoliv ukončit. Pokud platíte kartou, stačí zrušit spárování vaší platební karty v agendě Propojené účty. Pokud platíte na fakturu, napište nám na e-mail info@sawapp.cloud. Zaplatíte jen za dobu, po kterou jste službu využívali.
2. Pokud si to přejete, ukončíme službu okamžitě a zároveň nenávratně smažeme váš účet včetně všech dat. Předtím si můžeme ověřit, že žádost podává skutečně zákazník (viz bod 1.2.3).
3. Službu můžeme omezit nebo zrušit (odstoupením od smlouvy) bez nároku na vrácení zaplacené ceny, pokud:
   1. ji využíváte k protiprávním účelům nebo způsobem proti dobrým mravům,
   2. jí porušujete práva třetích osob,
   3. podstatným způsobem nebo opakovaně porušujete naše smluvní podmínky,
   4. porušujete právní předpisy,
   5. neoprávněně využijete znalost o myšlenkách a principech, konfiguraci nebo použitých metodách, na kterých je SAWAPP založena.
4. Omezení nebo odstoupení můžeme provést ihned, bez předchozího upozornění. Odstoupení nemá vliv na vaši povinnost zaplatit cenu za službu, kterou jsme vám zčásti nebo zcela poskytli. Odstoupení také nemá vliv na vaši odpovědnost za škodu, případně jiná ustanovení, která z povahy věci mají i nadále zůstat v platnosti.
5. Ze závažných důvodů, například při ukončení provozu SAWAPP, můžeme poskytování služby ukončit i my. Předem vás o tom upozorníme e-mailem na kontaktní adresu uvedenou v agendě Propojené účty.
6. Když dojde k ukončení služby, a to z libovolného důvodu (s výjimkou zániku smlouvy pro neplacení, kdy postupujeme podle bodu 1.6.7), budeme zákazníka informovat e-mailem o jejím ukončení a zeptáme se ho, jak máme naložit s jeho daty. Můžeme mu předat kompletní zálohu databáze jeho účtu jako zašifrovaný archiv, nebo data okamžitě smazat. Pokud se zákazník nevyjádří, data uchováme 3 měsíce a poté je nenávratně smažeme.
7. Ze zálohy databáze lze účet později znovu obnovit. Protože se aplikace SAWAPP mezitím vyvíjí, je před obnovením potřeba databázi ručně převést na aktuální verzi aplikace. Tuto práci účtujeme podle ceníku.

1.8 Odpovědnost a náhrada škody

1. Za obsah, který do SAWAPP vložíte, odpovídáte vy. Zejména odpovídáte za to, že jako správce osobních údajů máte právní titul ke zpracování všech údajů, které do aplikace vkládáte (včetně údajů o zdravotním stavu), a že vložený obsah ani práce s ním nezasahují do práv třetích osob a nejsou v rozporu s právními předpisy.
2. Odpovídáte za to, komu v aplikaci přidělíte přístup a jaké role, a za jednání svých uživatelů. Pokud uživatel obsah účtu použije, změní nebo smaže, neneseme za to odpovědnost.
3. Aplikace SAWAPP je nástroj, který vám pomáhá s evidencí BOZP a PO. Nenahrazuje odbornou způsobilost ani povinnosti zaměstnavatele. Termíny, kategorie a dokumenty, které aplikace vypočítá nebo vygeneruje, vycházejí z vámi zadaných údajů. Za jejich správnost a za kontrolu výstupů odpovídáte vy.
4. Služba nemusí být dostupná nepřetržitě, zejména kvůli nutné údržbě nebo výpadkům služeb třetích stran. O plánovaných větších odstávkách vás předem informujeme v aplikaci. Pokud sami způsobíme souvislý výpadek služby delší než 24 hodin, můžete reklamovat slevu ve výši poměrné části ceny za dané zúčtovací období, která odpovídá délce výpadku. Vedle této slevy za výpadky žádné další odškodnění neposkytujeme.
5. Fungování služby závisí také na službách a zařízeních třetích stran, které nemůžeme ovlivnit (například připojení k internetu, prohlížeč nebo operační systém). Za potíže způsobené na jejich straně neodpovídáme. Doporučujeme používat aktuální verze operačních systémů a prohlížečů.
6. Data pravidelně zálohujeme. Přesto doporučujeme, abyste si data pravidelně exportovali i na vlastní úložiště. Export i následný import zvládnete přímo v aplikaci.
7. Celková náhrada škody, kterou vám můžeme být povinni zaplatit, je omezena výší ceny, kterou jste nám za službu zaplatili za posledních 12 měsíců před vznikem škody. Toto omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.
8. Za škodu, kterou nám způsobíte porušením těchto podmínek, odpovídáte. Zavazujete se také spolupracovat na jejím snížení.

1.9 Reklamace

1. Pokud má placená služba vadu (rozsahem nebo kvalitou neodpovídá smluveným podmínkám), můžete ji reklamovat. Pokud je vada odstranitelná, můžete požadovat její odstranění nebo přiměřenou slevu. Pokud vadu odstranit nejde, můžete požadovat přiměřenou slevu. Stejným způsobem reklamujete i slevu za výpadek služby podle bodu 1.8.4.
2. Reklamaci pošlete na e-mail info@sawapp.cloud. Uveďte v ní popis vady, doménu účtu, kterého se týká, a jak si přejete reklamaci vyřídit.
3. Reklamaci vyřídíme do 30 dnů od jejího doručení.
4. Při řešení reklamace nebo nahlášeného výpadku s námi musíte spolupracovat: reagovat na naše dotazy a poskytnout informace a přístupy potřebné k vyřešení problému, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 2 pracovních dnů. Dokud tuto součinnost neposkytnete, lhůta pro vyřízení reklamace neběží.
5. Neodpovídáme za potíže, které vzniknou na vaší straně, zejména nesprávným zásahem vás nebo vašich uživatelů, výpadkem vašeho připojení k internetu nebo nefunkčním či neaktualizovaným technickým vybavením.

1.10 Závěrem

1. Službu poskytujeme elektronicky, a proto spolu budeme komunikovat hlavně e-mailem. Pokud právní předpisy vyžadují písemnou formu, považujeme za ni i e-mail. Zpráva se považuje za doručenou třetí den po jejím odeslání na e-mailovou adresu adresáta. Vaší e-mailovou adresou je kontaktní adresa uvedená v agendě Propojené účty, pokud se nedomluvíme jinak.
2. Pro poskytnutí služby potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje. Jak s nimi nakládáme, popisujeme v prohlášení o ochraně osobních údajů. V rámci poskytnutí našich služeb budeme také zpracovávat osobní údaje, kterých jste tzv. správci. Součástí těchto podmínek je tedy i zpracovatelská smlouva v příloze.
3. Tyto podmínky můžeme v nezbytném rozsahu měnit, a to hlavně kvůli změně zákonů nebo funkcí SAWAPP. O změnách vás budeme informovat e-mailem, a to alespoň jeden měsíc před zamýšlenou účinností změny. Pokud do jednoho měsíce od oznámení nevyjádříte nesouhlas, budeme pokračovat v poskytování služeb za nových podmínek. Pokud dáte najevo svůj nesouhlas, ke konci aktuálního zúčtovacího období bude náš smluvní vztah ukončen. Vyjádření nesouhlasu nemá vliv na splnění předchozích nesplněných závazků.
4. Tyto podmínky se řídí českým právním řádem.
5. Pokud nejste spotřebitel, nepoužijeme ustanovení § 2389a až § 2389u občanského zákoníku.
6. Jazykem naší komunikace je český, případně anglický jazyk.
7. Nemůžete žádná práva a nároky vůči nám bez našeho souhlasu postoupit na třetí stranu.
8. Pro případné spory jsou příslušné české soudy podle našeho sídla, pokud nejste spotřebitel.
9. Informace pro spotřebitele Pokud jste spotřebitel, platí pro vás navíc:
   1. Od smlouvy můžete bez udání důvodu odstoupit do 14 dnů od jejího uzavření, tedy od založení účtu. Odstoupení nám stačí poslat e-mailem na info@sawapp.cloud. Protože je služba během zkušebního období zdarma, odstoupení vás nic nestojí.
   2. Ustanovení těchto podmínek, která by vás omezovala v právech, jež vám jako spotřebiteli přiznává zákon, se na vás nepoužijí.
   3. Pokud mezi námi vznikne spor, který se nepodaří vyřešit dohodou, můžete se obrátit na subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů, kterým je Česká obchodní inspekce, Štěpánská 567/15, 120 00 Praha 2, adr.coi.cz.
   4. Dozor nad dodržováním povinností vůči spotřebitelům vykonává Česká obchodní inspekce (coi.cz), dozor nad ochranou osobních údajů Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).
10. Pokud se některé ustanovení těchto podmínek ukáže jako neplatné nebo neúčinné, ostatní ustanovení tím nejsou dotčena.
11. Tyto podmínky jsou účinné od 1. 11. 2026.

1.11 Příloha: Zpracovatelská smlouva

Tato zpracovatelská smlouva podle čl. 28 nařízení GDPR upravuje zpracování osobních údajů, které zákazník jako správce vkládá do aplikace SAWAPP a které my (Robotea technologies s.r.o.) jako zpracovatel pro zákazníka zpracováváme.

1. Účel a doba zpracování Osobní údaje zpracováváme pouze za účelem poskytování služby SAWAPP, včetně jejího provozu, údržby a vývoje, a pouze po dobu jejího poskytování, případně po dobu podle bodu 11.

2. Kategorie subjektů údajů Zpracováváme údaje osob evidovaných v agendě Osoby (zejména zaměstnanců, osob na DPP a DPČ, žáků, studentů a externích osob) a údaje uživatelů aplikace.

3. Typy osobních údajů Jde zejména o:

   1. identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo);
   2. kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa);
   3. údaje o pracovním zařazení, profesi, pracovišti, školeních a další údaje, které zaměstnavatel eviduje v oblasti BOZP a PO;
   4. údaje o zdravotním stavu, které jsou zvláštní kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR (zejména závěry pracovnělékařských prohlídek a údaje o pracovních úrazech a nemocech z povolání);
   5. fotografie (například fotodokumentace pracovního úrazu);
   6. přihlašovací údaje uživatelů a záznamy o jejich činnosti v aplikaci.

4. Pokyny zákazníka Osobní údaje zpracováváme jen na základě pokynů zákazníka. Za jeho pokyny považujeme tyto podmínky a způsob, jakým zákazník aplikaci nastaví a používá. Pokud nám zpracování ukládá právní předpis, informujeme o tom zákazníka předem, pokud nám to předpis nezakazuje. Pokud budeme mít za to, že pokyn zákazníka porušuje GDPR nebo jiný právní předpis, upozorníme ho na to.

5. Místo zpracování Osobní údaje zpracováváme výhradně na území Evropské unie, servery jsou umístěny v České republice. Mimo Evropskou unii údaje nepředáváme.

6. Zabezpečení Přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající riziku podle čl. 32 GDPR, a to i s ohledem na zpracování údajů o zdravotním stavu. Jde zejména o šifrovaný přenos dat, řízení přístupu podle uživatelských rolí, pravidelné zálohování a auditní stopu změn.

7. Mlčenlivost Osobní údaje ani informace o přijatých bezpečnostních opatřeních nezveřejňujeme ani nepředáváme nikomu kromě osob, které je potřebují k plnění této smlouvy. Tyto osoby jsou zavázány mlčenlivostí. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení smlouvy.

8. Další zpracovatelé Zákazník nám uděluje obecné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele. V současné době jsou to:

   1. COOLHOUSING s.r.o., IČO 14893983, se sídlem Na okraji 1293/6, 162 00 Praha 6: provoz serverů v certifikovaném datovém centru v Praze;
   2. Seznam.cz, a.s., IČO 26168685, se sídlem Radlická 3294/10, 150 00 Praha 5: e-mailová služba pro odesílání servisních zpráv.

   O zamýšlené změně dalších zpracovatelů budeme zákazníka informovat e-mailem alespoň 30 dnů předem. Zákazník může proti změně vznést námitku, případně službu ukončit. Dalším zpracovatelům ukládáme stejné povinnosti ochrany osobních údajů, jaké máme podle této smlouvy my.

9. Součinnost V rámci funkcí aplikace pomůžeme zákazníkovi plnit jeho povinnosti správce, zejména vyřizovat žádosti subjektů údajů (například údaje opravit, aktualizovat, smazat nebo předat). Na žádost zákazníka mu poskytneme také součinnost při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při konzultaci s Úřadem pro ochranu osobních údajů.

10. Porušení zabezpečení Pokud zjistíme porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásíme to zákazníkovi bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění. Poskytneme mu také informace, které potřebuje k ohlášení porušení Úřadu pro ochranu osobních údajů.

11. Ukončení zpracování Po ukončení služby přestaneme osobní údaje aktivně zpracovávat a naložíme s nimi podle bodu 1.7.6, případně 1.6.7 obchodních podmínek. Po smazání mohou údaje zůstat ještě nejvýše 7 dnů v provozních zálohách, potom jsou přepsány. To neplatí, pokud nám právní předpis ukládá údaje uchovat (například pro účely trestního řízení).

12. Audit Na žádost zákazníka mu poskytneme informace potřebné k doložení toho, že plníme povinnosti podle této smlouvy, a umožníme mu přiměřený audit. Termín auditu je potřeba dohodnout nejméně 90 dnů předem, audit nesmí narušit provoz služby a náklady s ním spojené hradí zákazník.